Políticas de imparcialidad
La imparcialidad se constituye como un valor y un elemento clave en la prestación de los servicios en el sector de las inspecciones. La gerencia declara que, como organismo de evaluación de la conformidad, realiza actividades de inspección y que se encuentra comprometida con la imparcialidad de las actividades de evaluación de la conformidad. Es por esto que presta servicios de forma íntegra e independiente buscando consolidar la imagen de un organismo confiable.
El organismo declara que:
- No hace parte del diseño, fabricación, el suministro, la instalación, la posesión, el uso o el mantenimiento de los ítems a inspeccionar.
- No acepta presiones de ningún tipo por parte de organismos relacionados u otros, a fin de que se cambien u omitan resultados de actividades de evaluación de la conformidad.
- Tiene compromisos legalmente vinculantes con todo su personal, a fin de que los mismos realicen todas las labores de acuerdo con las políticas de imparcialidad.
- No realiza el pago de comisiones por ventas u otros incentivos para la remisión de nuevos clientes.
- No realiza el pago de comisiones por número de inspecciones realizadas.
- Gestiona los conflictos de interés, a fin de asegurar la objetividad en los servicios prestados.
- La Gerencia no ejerce presiones al personal que realiza labores de evaluación de la conformidad.
- Ningún otro servicio prestado por el organismo podrá afectar la imparcialidad, independencia e integridad del Organismo de inspección.
- Presenta cuales son los organismos relacionados, realiza un análisis de la independencia y pone este listado a disposición del ONAC.
- Se han destinado los recursos para la realización de auditorías, el análisis y la gestión de los riesgos y demás acciones necesarias, con el fin de garantizar que las evaluaciones de la conformidad se realizan de forma imparcial.
- Garantiza la objetividad de sus actividades de inspección.
DOC-01
Política de competencia y operación coherente
FITACOL es una empresa que desarrolla actividades de evaluación de la conformidad en el campo de inspección. Todos los servicios de FITACOL se hacen de forma íntegra buscando consolidar un organismo íntegro y confiable para el sector colombiano.
Es de este modo la gerencia de FITACOL declara su compromiso con los pilares de los organismos de inspección, los cuales son considerados la imparcialidad e independencia, la confidencialidad y la integridad de sus actividades, así como asegurar la competencia y operación coherente el organismo de inspección.
FITACOL posee un sistema de Gestión basado en el cumplimiento de los criterios de la norma ISO/IEC 17020 (Opción A), así mismo realiza las actividades de inspección de acuerdo con las normas internacionales o nacionales definidas para los métodos abordados en el alcance, en búsqueda de la competencia y operación coherente FITACOL ha definido:
DOC-11
Compromiso con la operación coherente bajo un sistema de gestión normalizado
La gerencia se compromete con el desarrollo y la implementación del sistema de gestión coherentes bajo la norma ISO/IEC 17020 en su versión actual, así como con mejorar continuamente su eficacia, para esto se compromete:
- Destinando recursos para la operación coherente del organismo de inspección, bajo presupuesto determinado por sus responsables.
- Apoyando las actividades para el mantenimiento de su sistema de gestión basado en la norma ISO/IEC 17020.
- Gestiona los conflictos de interés y garantizar la objetividad de sus actividades de inspección
Competencia y operación coherente
Para asegurar la competencia técnica y que este personal permita y asegure la operación coherente de las actividades del OIN, Fitacol
- Realiza la supervisión de la competencia del personal que participa en las actividades de inspección de forma periódica.
- Implementa planes de formación continua y coherente para el personal
- Destina recursos para la calibración de equipos
- Realiza una evaluación de sus proveedores
- Destina los recursos para la realización de auditorías, el análisis y la gestión de los riesgos y demás acciones necesarias, con el fin de garantizar que las evaluaciones de la conformidad se realizan de forma imparcial
- No acepta presiones de ningún tipo por parte de organismos relacionados, usuarios finales u otros, a fin de que se cambien u omitan resultados de actividades de evaluación de la conformidad
Política de confidencialidad
El organismo de inspección es responsable de mantener confidencial toda la información obtenida de los procesos de evaluación de la conformidad, siendo esta información propiedad de la persona o empresa que ha usado los servicios del organismo de evaluación de la conformidad. El organismo de inspección garantiza la confidencialidad de la información exigiendo a su personal interno, externo, auditores externos y cualquier persona que tenga acceso a la información, la firma del compromiso legal de confidencialidad
El organismo de inspección garantiza que toda la información de personas, registros escritos o fotográficos, suministrada a nuestra organización en la prestación del servicio de inspección, se mantendrán bajo estándares de confidencialidad y no será divulgada a terceras personas sin la autorización escrita de nuestros clientes.
Cuando se reciba una queja de un cliente y para la respuesta de dicha queja sea necesaria la divulgación de información confidencial de la empresa, se realiza notificación al cliente sobre la situación, para que esta apruebe la divulgación de dicha información, la aprobación debe hacerse de forma escrita, dejando el registro de la notificación y aprobación de la misma.
Toda la información sobre la cliente obtenida de fuentes que no sean el cliente (por ejemplo, denunciante, operadores, empresas) será tratada como confidencial.
El organismo de inspección se compromete a dar a conocer al cliente, los resultados de las actividades de inspección a través de medios electrónicos seguros implementados.
El organismo es responsable de mantener confidencial toda la información obtenida de sus clientes en los procesos de inspección, sin embargo, existen casos en los cuales las restricciones de confidencialidad cesaran, los cuales son:
- Cuando alguna entidad gubernamental requiera por ley información de empresa, el organismo notificará al cliente dueño de la información sobre la solicitud de la entidad, de tal forma que esté tenga la oportunidad de defenderla, limitarla o protegerla, a menos que esté prohibido por ley o mandato judicial realizar la notificación al cliente.
- Información que el usuario de los servicios de evaluación de la conformidad convenga por escrito y previamente a su revelación, que la información queda libre de tales restriccione
- La información obtenida de forma libre de cualquier restricción por otros medios, distintos del servicio de evaluación de la conformidad o proporcionado por otras fuentes diferentes del usuario de los servicios.
- El organismo reciba la información de forma lícita por medio de un tercero que tenga derecho de proporcionarla, siempre y cuando la información recibida esté libre de cualquier restricción y sea de dominio público.
- La información confidencial se haya convertido en información de dominio público.
DOC-03
Política de seguridad
El OIN mantiene segura toda la información en el proceso de inspección, para esto realiza acciones en torno a proteger los equipos en los que se contiene información digital relacionada con la información técnica y los objetos inspeccionados, junto con los espacios físicos en los que se almacenan los registros de inspección. Así mismo mantiene la custodia de los procedimientos, formatos y registros de modo que se salvaguarde la información técnica contenida en los documentos u otros, que se envían a los inspectores que realizan la inspección.
P-09
Políticas del tratamiento de quejas
- Es responsabilidad del Coordinador del SG-OIN dar respuesta oportuna a las quejas presentadas por los clientes dentro de los plazos establecidos.
- Todas las quejas presentadas por los clientes a través de los diferentes medios (atención personalizada, por escrito, teléfono, Web), deberán ser registradas y tratadas.
- Todas las quejas deberán ser clasificadas y analizadas para identificar problemas y tendencias sistemáticas, recurrentes y de incidencia puntual, con el propósito de eliminar sus causas e identificar oportunidades de mejora.
- Todas las quejas deberán ser tratadas de forma equitativa, objetiva e imparcial garantizando la confidencialidad de la información de la persona o empresa que interpone la queja.
- El proceso de quejas no tiene ningún costo, para quien interpone la queja.
- El organismo de inspección debe ser responsable de todas las decisiones a todos los niveles del proceso de tratamiento de quejas y apelaciones.
P-10
Políticas del tratamiento de apelaciones
- Es responsabilidad del Coordinador del SG-OIN velar porque se dé respuesta oportuna a las apelaciones formuladas por los clientes dentro de los plazos establecidos.
- El proceso de apelaciones debe realizarse de forma imparcial, en este sentido, el personal involucrado no podrá participar en la toma de decisiones del proceso de tratamiento de apelaciones, sin embargo, en caso de considerarse necesario podrá participar con voz, pero sin voto.
- El OIN enviará al cliente la respuesta a su apelación en un plazo no mayor a 10 días hábiles después del acuse de recibido.
- El proceso de apelaciones no tiene ningún costo para el apelante.
- Las apelaciones solo podrán ser interpuestas por personas o empresas que se les prestó el servicio de evaluación de la conformidad.
- Contra las decisiones que adopte el Comité de Apelación no procede nueva apelación.
P-10
